Tri koraka za uspostavljanje minimuma kvalitetnog upravljanja u svakoj firmi

Postavljanje upravljačkog sistema često deluje zastrašujuće, kao da je potrebno potpuno menjati način rada i uvoditi komplikovane strukture. Ali istina je da se 80% koristi može postići sa samo tri jednostavna koraka, ako se pravilno implementiraju.

1) Razdvajanje uloga i uspostavljanje odgovornosti (ko odlučuje, ko izvršava, ko kontroliše)

U mnogim firmama je tipična slika da vlasnik radi sve: potpisuje dokumente, vodi prodaju, rešava žalbe, pregovara sa bankama, ulazi u operativu, analizira finansije, delegira ad hoc.

To je opasno i neodrživo.

Minimum upravljanja zahteva definisanje:

• Ko donosi strateške odluke?

• Ko operativno izvršava zadatke?

• Ko kontroliše i izveštava?

Kada se ove tri funkcije spoje u jednoj osobi – sistem je ranjiv.

Kada se razdvoje – firma dobija strukturu.

2) Uspostavljanje tri ključne procedure koje čine "okosnicu" sistema

Nisu potrebne desetine pravilnika. Dovoljne su tri:

a) Decision Protocol — kako se donose i evidentiraju odluke - Bez ovoga, firma funkcioniše na osnovu usmenih dogovora, sećanja i improvizacije.

b) Financial Control Framework — kako se odobravaju troškovi, investicije i isplate - Ovo sprečava nenamerne greške, zloupotrebe i haos u novčanim tokovima.

c) Risk & Reporting Procedure — ko prati rizike i kako se izveštava - Bez ovoga nema prevencije, samo reagovanja.

Ove tri procedure čine kičmu SGSM™ sistema.

3) Uvođenje minimalnog, ali stabilnog reporting sistema (informacije za upravljanje)

Nijedna odluka ne može biti kvalitetna bez pravih informacija.

Zato SGSM zahteva:

• mesečni finansijski izveštaj,

• izveštaj potraživanja,

• izveštaj obaveza,

• status projekata,

• listu rizika.

Direktor mora imati jasnu sliku o poslovanju — u suprotnom upravljanje postaje nagađanje.

Ova tri koraka pretvaraju firmu iz preduzetničkog u profesionalni sistem.

To je ulaz u svet stabilnosti.